Klar til Black Friday? 6 ting din virksomhed bør have styr på

Black Friday er for mange virksomheder lig med ekstra travlhed, flere ordrer og højere forventninger fra kunderne. Men er din virksomhed klar til at håndtere presset? Her får du seks gode råd til, hvordan I kan forberede jer på årets travle handelsperiode.

Black Friday falder den 27. november 2026, men for mange virksomheder begynder travlheden længe før og varer længe efter. Black Week, Cyber Monday og den efterfølgende julehandel kan betyde øget aktivitet i både butikker, på lagre, i logistikafdelinger og i kundeservice.

Det stiller ekstra krav til både planlægning, bemanding og medarbejdere. Heldigvis kan en god forberedelse gøre en stor forskel.

1. Brug tidligere erfaringer til at forudse travlheden

Hvordan gik det sidste år? Var der bestemte dage, hvor I havde særligt travlt eller opgaver, der tog længere tid end forventet?

Ved at se tilbage på tidligere års salgstal, ordrevolumen og arbejdsgange kan I få et bedre billede af, hvilke udfordringer I skal forberede jer på i år.

Overvej blandt andet:

• Hvilke dage og tidspunkter oplevede I størst travlhed?

• Hvor opstod der flaskehalse i arbejdsprocesserne?

• Hvilke udfordringer opstod undervejs?

• Hvad fungerede godt, som I med fordel kan gentage?

Se især på, hvor arbejdet gik i stå. Det kan eksempelvis være, at ordrerne blev behandlet hurtigt, men at pakning og forsendelse ikke kunne følge med. Ved at identificere flaskehalsene kan I bedre prioritere, hvilke arbejdsgange der skal optimeres inden årets travle periode.

Brug erfaringerne til at lave en realistisk plan og husk at tage højde for, at travlheden kan fortsætte helt frem til jul.

2. Sørg for, at bemandingen matcher behovet

Selv den bedste plan kan være forgæves, hvis der ikke er medarbejdere nok til at løse opgaverne.

Black Friday og julehandlen kan øge behovet for ekstra hænder til blandt andet pluk og pak, vareopfyldning, ordrebehandling, forsendelse og kundeservice.

Derfor er det en god idé at gennemgå bemandingen i god tid. Har I medarbejdere nok til at dække de travleste perioder? Og er de rette kompetencer til stede?

Det handler ikke kun om antallet af medarbejdere, men også om at have de rette kompetencer til rådighed på de rigtige tidspunkter. Gennemgå derfor vagtplanerne og vurdér, hvilke funktioner der har behov for ekstra bemanding, og hvornår behovet er størst.

Hvis behovet kun er midlertidigt, kan vikarer være en fleksibel løsning. På den måde kan I tilpasse bemandingen til travlheden uden at skulle fastansætte medarbejdere.

3. Gør medarbejderne klar til en travl periode

Når tempoet stiger, bliver det endnu vigtigere, at alle ved, hvad de skal gøre, og hvem de skal gå til med spørgsmål.

Sørg derfor for, at medarbejderne er godt forberedte på de kommende uger. Det gælder både de faste medarbejdere og eventuelle vikarer.

Tydelige arbejdsopgaver, klare forventninger og en god introduktion til arbejdspladsens rutiner kan være med til at skabe et bedre arbejdsflow.

Husk, at ekstra medarbejdere også kræver oplæring. Når der er travlt, kan det være en fordel at skelne mellem opgaver, som nye medarbejdere hurtigt kan sættes ind i, og opgaver, der kræver mere erfaring. På den måde kan nye medarbejdere hurtigere bidrage til arbejdet, mens de mere erfarne medarbejdere kan fokusere på de opgaver, der kræver deres kompetencer.

Overvej også, om nogle medarbejdere skal oplæres i flere funktioner, så I lettere kan flytte ressourcer mellem opgaverne, hvis behovet ændrer sig.

4. Husk trivslen, når tempoet stiger

Travle perioder kan være spændende, men de kan også lægge et ekstra pres på medarbejderne.

Når ordrerne vælter ind, og kunderne forventer hurtig service, er det vigtigt, at medarbejdernes trivsel ikke bliver glemt.

Sørg for en realistisk arbejdsfordeling, mulighed for pauser og en åben dialog om arbejdsbelastningen. Det kan også være en fordel at aftale, hvordan medarbejderne skal prioritere opgaverne, hvis der opstår ekstra travlhed.

Vær særligt opmærksom på, om de samme medarbejdere gentagne gange tager de ekstra vagter eller de mest krævende opgaver. En mere jævn fordeling af arbejdsbelastningen kan være med til at forebygge overbelastning gennem en længere periode med travlhed.

En god plan handler nemlig ikke kun om at nå flest mulige opgaver, men også om at skabe gode rammer for dem, der skal løse dem.

5. Hav en plan B, hvis noget ikke går som forventet

Selv med grundig planlægning kan der opstå uforudsete udfordringer.

En medarbejder kan blive syg, en levering kan blive forsinket, eller efterspørgslen kan vise sig at være langt større end forventet.

Derfor er det en fordel at have tænkt forskellige scenarier igennem på forhånd.

Hvem kan træde til, hvis I pludselig mangler medarbejdere? Hvilke opgaver er vigtigst at prioritere? Og hvem har ansvaret for at træffe hurtige beslutninger?

Et godt råd er at afklare mulighederne for ekstra bemanding, inden behovet bliver akut. Hvis I på forhånd har overblik over, hvilke opgaver der kan løses af midlertidige medarbejdere, hvilke kompetencer der kræves, og hvem der skal kontaktes, bliver det nemmere at reagere hurtigt.

En plan B gør det lettere at reagere, når noget ændrer sig, og kan være med til at begrænse konsekvenserne for både medarbejdere og kunder.

6. Travlheden slutter ikke med Black Friday

Black Friday er måske et af årets største højdepunkter i detailhandlen, men for mange virksomheder fortsætter travlheden i hele december.

Julegaver skal pakkes og sendes, kunder skal have svar på deres spørgsmål, og leverancer skal nå frem inden jul. Derudover kan perioden efter jul byde på returneringer, ombytninger og det kommende januarudsalg.

Måske har I brug for ekstra hænder i flere uger, eller måske ligger det største behov for jer faktisk i dagene efter Black Friday.

Overvej at lave én samlet bemandingsplan for Black Friday, julehandlen og perioden efter jul. Det giver jer et bedre overblik over, hvornår behovet stiger og falder, og hvor længe I eventuelt får brug for ekstra medarbejdere.