Udnytter I perioden fra kontraktskrivning til første arbejdsdag? Her er en ny medarbejder ofte på tæerne og fuld af nysgerrighed, men det er også en periode med spørgsmål og refleksioner. Vi har samlet vores 5 bedste preboardingtips til, hvordan I sikrer, at jeres nye medarbejder føler sig ventet og velkommen og parat til at levere fra dag ét.
Ansættelseskontrakten er underskrevet. Sådan! Nu er det tid til at komme i gang med preboarding og give de bedste betingelser for, at den nye medarbejder føler sig velkommen og motiveret frem til første arbejdsdag. Med en god og gennemtænkt onboardingproces øger I sandsynligheden for fastholdelse af den nye medarbejder med op til 82% (Glassdoor). Få inspiration til, hvordan I kan få mest muligt ud af preboarding:
Sæt den rigtige stemning: Hvordan sikrer I følelsen af at være ventet og velkommen?
Hold kontakten før dag ét – værdifulde elementer i en preboardingproces kan bestå af:
- En besked fra en kommende kollega fx via LinkedIn
- En videohilsen fra den administrerende direktør
- En velkomstmail fra det kommende team
Send også en tidsplan for den første uge. Det skaber en følelse af sikkerhed at vide, hvad der skal ske, hvem man skal møde den første dag eller uge, hvornår man får systemintroduktion og oplæring i forskellige opgaver osv.
Giv tid til det vigtige: Hvilke praktiske detaljer og formalia skal I have på plads?
Ingen job er ens, men visse formaliteter bør være på plads, helst før den første dag. Så sørg for at løse så mange praktiske detaljer som muligt i preboardingfasen for at give tid til at lære hinanden at kende og fokusere på den gode opstart i jobbet. Her er nogle forslag til, hvad I kan få på plads inden første arbejdsdag:
- De nødvendige underskrifter
- Parkeringstilladelser
- Oprettelse af brugerkonto, computer og telefon
- Forberede adgangskort/visitkort
- Indhentning af oplysninger til løn
Minimer overload af information: Hvilke oplysninger kan I dele på forhånd?
Vi kender alle følelsen den første dag på arbejdet: Man bliver bombarderet med information, tips og indtryk, beskrivelser af processer, best practice, rutiner og regler. Listen kan være ret lang. Så gør det let for jeres nye medarbejder at absorbere information i eget tempo ved at sende værdifulde oplysninger inden den første dag. Det kan fx være:
- Personalehåndbogen
- Specifik intern viden
- ”Ordbog” fx med beskrivelser af interne forkortelser
Gør det nemt at præstere: Hvilken viden skal overleveres?
Der er ikke altid tid til sidemandsoplæring eller praktisk hands on-træning i den første tid. Skal I ansætte en nøgleperson til et igangværende projekt eller en produktionsmedarbejder, der skal levere fra dag ét, så er en hurtig og klar overlevering af viden ofte vigtig. I kan med fordel udvikle:
- Instruktionsvideoer, der introducerer processer eller step-by-step guides
- Beskrivelser af forretningsprocesser og -bestemmelser
- En liste over best practice
Fortæl det, alle vil vide: Hvad er nice to know?
Tænk tilbage på din egen første dag eller dine øvrige medarbejderes. Hvilken information ville I have ønsket jer inden første dag? Det kan være rart at have praktisk information om:
- Frokostmuligheder
- Dress code
- Parkeringsforhold
Onboarding i turbofart: Hvor meget skal I forberede i preboardingfasen?
Sommervikarer, projektmedarbejdere, interim og konsulenter er alle eksempler på stillinger, hvor onboarding i turbofart kan give mening. Udnyt tiden før start ved hjælp af preboardingfasen. Læg ekstra vægt på at finde en god proces for vidensdeling. En video kan fx være guld værd til at formidle:
- Velkommen til os
- Jobinstruktioner
- Vigtige forretningsprocesser og regler
En smart preboarding er WIN-WIN for både arbejdsgivere og nye medarbejdere.
God preboarding!