Rekrutteringsprocessen trin for trin: fra kravprofil til onboarding

Er du i gang med at rekruttere, eller overvejer du at sætte en ny ansættelsesproces i gang? Uanset om det er din første rekruttering eller din tiende, kan det betale sig at gøre det rigtigt fra start. En fejlansættelse koster ikke bare tid og penge, den kan forringe trivslen i hele teamet og forsinke vigtige projekter i måneder.

Denne guide tager dig trin for trin igennem rekrutteringsprocessen, fra behovsanalyse til opfølgning i prøvetiden, så du har et solidt grundlag at arbejde ud fra. Inden du går i gang, kan det også være en god idé at læse vores konsulenters fem råd til at ansætte den rette medarbejder fra start.

Foretrækker du at overlade processen til erfarne hænder, kan du læse om Temp-Teams rekrutteringsproces og hvad der sker fra første dialog til ansættelse.

Trin 1: Behovsanalyse, klarlæg hvad I egentlig har brug for

Inden I skriver en eneste linje i en jobannonce, er det afgørende at gøre jer klart, hvad I faktisk har brug for. Det lyder selvfølgeligt, men rigtig mange rekrutteringer starter med det forkerte spørgsmål.

Det forkerte spørgsmål er: "Hvem kan erstatte den, der er gået?"

Det rigtige spørgsmål er: "Hvad har vi brug for nu, og hvad har vi brug for om to til tre år?"

Brug lidt tid på at tænke igennem:

• Søger I en erstatning, eller er det en ny kompetence virksomheden mangler?
• Er der opgaver fra den tidligere stilling, der med fordel kan fordeles anderledes eller opgives helt?
• Er der nye arbejdsopgaver, som bør ligge i den stilling I er ved at besætte?
• Peger virksomhedens retning mod et behov for andre kompetencer end dem I har haft indtil nu?

Det er også her I beslutter, om I har brug for en fastansat medarbejder, en vikar eller noget midt imellem. Svaret har stor indflydelse på processen fremadrettet.

Trin 2: Kravprofilen, dit vigtigste styredokument

Kravprofilen er fundamentet for hele rekrutteringen. Alt fra jobannoncen til interviewspørgsmålene og den endelige udvælgelse bør tage udgangspunkt i den. Sæt god tid af til at udarbejde den i begyndelsen af processen, for du vil bruge den igen og igen.

En god kravprofil definerer:

• Ansvarsområder og de vigtigste arbejdsopgaver
• Forventninger til performance og resultater
• Nødvendige faglige kompetencer og erfaring
• Ønskede personlige egenskaber
• Krav til uddannelsesbaggrund, hvis relevant

Hvad kendetegner en stærk kravprofil?

En stærk kravprofil er konkret og prioriteret. Den skelner tydeligt mellem, hvad kandidaten skal have, og hvad der blot ville være rart. Og den er skrevet ud fra stillingens faktiske behov fremover, ikke ud fra de erfaringer I har gjort med medarbejdere tidligere.

Undgå at rekruttere en kopi af jeres forrige medarbejder

En af de mest almindelige fejl i rekruttering er at tage udgangspunkt i den person, der tidligere sad i stillingen. Det giver en kravprofil, der beskriver fortiden frem for fremtiden. Stil i stedet spørgsmålet: "Hvad skal denne person opnå for os i løbet af det første og andet år?" Det svar bør drive kravprofilen.

Kravprofilen er et aktivt arbejdsredskab, ikke et dokument der lægges i skuffen efter første uge. Brug den, når I:

• Formulerer jobannoncen
• Forbereder interviewspørgsmål
• Beslutter om I skal bruge tests eller cases
• Sammenligner finalekandidater i den afsluttende udvælgelse

Trin 3: Jobannoncen, nøglen til at tiltrække den rette kandidat

Jobtitlen er det første kandidaten ser, og det ord der afgør, om annoncen overhovedet dukker op i søgningen. En vag titel som "Medarbejder søges til spændende stilling" fortæller hverken kandidaten eller jobportalens algoritme noget brugbart. En specifik titel som "Erfaren bogholder til vækstende produktionsvirksomhed i Aarhus" er langt mere effektiv, fordi den sætter klare forventninger og rammer den rigtige søgning på de platforme, I annoncerer på.

Struktur og tone: kortere er som regel bedre

Tag udgangspunkt i kravprofilen og skriv ud fra kandidatens perspektiv. Hvad er det spændende ved stillingen? Hvad vil vedkommende lære og bidrage med? Hvad fortæller annoncen om jeres kultur?

• Anvend den rigtige titel: den signalerer både niveau og arbejdsopgaver
• Skriv en tekst der appellerer: lange kravlister driver de bedste kandidater væk
• Hold beskrivelsen af jobbet klar og konkret, less is more
• Vær ærlig om rammerne: løn, arbejdstid og fleksibilitet er ting kandidaterne lægger mærke til

Nice to have versus need to have

Et af de mest undervurderede valg i en jobannonce er skellet mellem krav og ønsker. Har I tre siders krav, opfordrer I reelt kun overkvalificerede til at søge. Og overkandidat er sjældent den bedste
løsning på lang sigt. Vær realistisk og tydelig om, hvad der er absolut nødvendigt, og hvad der blot ville være en fordel.

Trin 4: Annoncering, fi sker I i det rigtige farvand?

Selv den bedste annonce skaber ingen resultater, hvis den ikke når de rigtige kandidater. Valget af annonceringsstrategi afhænger af, hvem I leder efter.

Job- og brancheportaler når de aktive jobsøgere. Sociale medier som LinkedIn og Facebook er bedre egnet til at nå passive kandidater, altså dem der ikke aktivt søger, men som godt kunne lokkes af det rette tilbud. I visse tilfælde, særligt ved specialiserede eller svært besatte stillinger, giver det mening at søge proaktivt i databaser og prikke direkte til relevante profiler.

Jeres behov, jeres tiltrækningskraft som arbejdsplads og det aktuelle kandidatmarked afgør tilsammen, hvilken strategi der er den rigtige.

Trin 5: Udvælgelse og search

Med kravprofilen som kompas er det tid til at finde kandidaterne. Her gælder det om at være systematisk og holde processen i gang.

• Gennemgå løbende indkomne ansøgninger, så processen ikke stopper op
• Hold kravprofilen fremme under gennemgangen, så I ikke frasorterer nogen af de forkerte årsager
• Søg aktivt i databaser og netværk, særligt hvis ansøgerfeltet er lille
• Overvej om der er spørgsmål I kan stille allerede i ansøgningsfasen for at kvalificere feltet hurtigere

Trin 6: Pre-screening og interviews

Interviews koger mange rekrutteringer ned til. Men de fleste virksomheder bruger dem ikke så effektivt, som de kunne.

Telefoninterviewet som første filter

Brug et kort telefoninterview, typisk ti til femten minutter, til at afstemme de vigtigste forudsætninger, inden I investerer tid i et fysisk møde. Er lønniveauet realistisk? Er kandidaten overhovedet interesseret i den konkrete stilling? Er der åbenlyse mismatch i kompetencer eller forventninger?

Det er en respektfuld brug af begge parters tid, og det holder processen i bevægelse.

Det strukturerede interview

Et struktureret interview betyder, at alle kandidater møder de samme spørgsmål, i samme rækkefølge, og at svarene vurderes ud fra de samme kriterier. Det lyder rigidt, men det er konsekvent bedre til at forudsige jobsucces end ustrukturerede samtaler, netop fordi det reducerer de subjektive og ubevidste vurderinger, der sniger sig ind, når hvert interview forløber på sin egen måde.

Tag udgangspunkt i kravprofilen, når I udarbejder spørgsmålene, og inkluder både kompetencebaserede spørgsmål og situationsbaserede spørgsmål, der udfordrer kandidatens reaktion på konkrete scenarier fra jobbet.

Kandidatoplevelsen er undervurderet

I et marked, hvor de bedste kandidater har flere muligheder, er måden I agerer på i rekrutteringsprocessen en del af jeres employer brand. Giver I alle kandidater et svar? Informerer I om tidsplanen undervejs? Giver I en konstruktiv tilbagemelding til dem, der ikke kommer videre?

En kandidat I takker nej til i dag, kan være præcis den medarbejder I har brug for om to år. Behandl dem derefter.

Trin 7: Tests og personanalyser

Inden for rekruttering findes en række testtyper, der kan give et mere objektivt grundlag for udvælgelsen. Tests erstatter ikke samtalen, de supplerer den og giver anledning til de spørgsmål, I ellers ikke ville have stillet.

Tre typer test og hvornår de giver mening

Personlighedstest afdækker kandidatens arbejdsstil, motivationsfaktorer og samarbejdspræferencer. De er nyttige i de fleste stillinger, men særligt når kulturelt fit og teamdynamik er afgørende. Testen giver ikke et rigtigt eller forkert svar, men den giver anledning til en langt mere kvalificeret dialog.

Kognitiv test måler kandidatens evne til at indhente, bearbejde og anvende ny viden. Den er relevant, når rollen kræver hurtig indlæring, problemløsning eller kompleks beslutningstagen under tidspres.

Faglig test vurderer specifikke kompetencer inden for fx regnskab, sprog, IT eller salg. Den er et effektivt supplement til samtalerne, når I har brug for at kvalitetssikre et specifikt kompetenceniveau, der er svært at vurdere alene på baggrund af cv og samtale.

Tag altid udgangspunkt i kravprofilen, når I beslutter om I skal teste og hvilke test I i så fald vælger. Og lad tests gennemføres og fortolkes af en person med de rette certificeringer.

Trin 8: Den faglige case

En faglig case giver kandidaten mulighed for at vise sine kompetencer i praksis frem for blot at fortælle om dem. Casen bør være relevant for de faktiske arbejdsopgaver og have en reel substans, så kandidaten kan vise, hvordan de tænker og prioriterer.

Brug casen til at se, hvordan kandidaten strukturerer sit arbejde, hvilke spørgsmål vedkommende stiller undervejs, og hvad der prioriteres under tidspres. Det giver et indblik, du ikke får fra cv og samtale alene.

Trin 9: Referencer og baggrundstjek

Når I har jeres finalekandidater på plads, er det tid til at tage referencer. Det er et trin mange springer over eller gennemfører for hurtigt, men det er et af de mest værdifulde checkpoints i hele processen.

Kontakt tidligere arbejdsgivere med kandidatens samtykke, og brug referencerne aktivt til at:

• Bekræfte det helhedsindtryk I har fået
• Spørge specifikt ind til de områder, I stadig er i tvivl om
• Få et andet perspektiv på kandidatens arbejdsstil og samarbejdsevner i en reel jobbeskrivelse

Brug også dette trin til at gennemføre eventuelle baggrundstjek, som virksomhedens politik kræver. Det kan være indhentning af straffeattest, kreditcheck eller tilsvarende kontroller.

Trin 10: Ansættelse og onboarding

At finde den rette kandidat er halvdelen. At fastholde vedkommende er den anden halvdel, og den starter langt tidligere end de fleste tror.

Preboarding: fra kontraktunderskrift til første arbejdsdag

Perioden fra kontraktunderskrift til første arbejdsdag er underudnyttet af de fleste virksomheder. Brug den. Send en velkomstmail. Introducer den nye medarbejder til teamet digitalt. Del praktisk information om første dag, og fortæl hvad der venter.

Formålet er enkelt: den nye medarbejder skal føle sig ventet, forberedt og motiveret, inden de sætter foden over dørstokken. Det gør en forskel for, hvor hurtigt de kommer i gang, og for om motivationen er høj fra start.

De første 90 dage

Op mod 25 procent stopper deres nye arbejde inden for det første år. En stor del af dem beslutter sig i løbet af de første måneder. Et struktureret onboardingprogram er derfor ikke en formalitet, det er fastholdelse i praksis.

Et godt introduktionsprogram kræver mere end en rundvisning og en computeradgang. Det bør inkludere:

• En klar plan for de første 30, 60 og 90 dage med konkrete milepæle
• Faglig oplæring og introduktion til systemer og processer
• Løbende sparring og faste check-ins med nærmeste leder
• Sociale introduktioner til kollegaer og vigtige samarbejdspartnere
• En tydelig forventningsafstemning om, hvad succes ser ud som i prøvetiden

Og det handler ikke kun om at lære opgaverne. Det handler om at forstå kulturen, finde sit interne netværk og mærke, at man er en del af noget. Det tager tid at bygge op, og det kræver en aktiv indsats fra virksomhedens side. Vores konsulenters fem råd til at ansætte den rette medarbejder går i dybden med, hvad et godt introduktionsforløb indeholder i praksis.

Vil du sikre, at intet bliver glemt i den vigtige opstart, kan du downloade vores komplette onboardingcheckliste her.

Trin 11: Opfølgning i prøveperioden

Prøveperioden er ikke en venteperiode. Den er jeres bedste mulighed for at sikre, at ansættelsen bliver en succes for begge parter.

Sæt opfølgningsmøder i kalenderen allerede ved opstart. Et godt udgangspunkt er et check-in efter 30, 60 og 90 dage med fokus på:

• Hvordan har den første periode været, hvad er gået godt, og hvad har været svært?
• Er forventningerne til stillingen og opgaverne blevet indfriet fra begge sider?
• Hvad har medarbejderen brug for for at trives og præstere i perioden frem?
• Hvad fungerer godt i introduktionen, og hvad kan I gøre bedre næste gang?

Opfølgningen er ikke blot til gavn for medarbejderen. Den giver jer også værdifuld viden om, hvad der virker i jeres introduktionsforløb, og hvad I kan forbedre til den næste ansættelse.

God rekrutteringslyst!

Vil du have hjælp til din rekrutteringsproces?

Mange virksomheder gennemfører dele af rekrutteringen selv og overlader search, screening og testadministration til et bureau. Hos Temp-Team tilbyder vi en skræddersyet proces med garanti på udvælgelsen, og vi følger op i prøveperioden som en fast del af forløbet.

Vil du vide, hvad der konkret sker i vores rekrutteringsproces fra første dialog til ansættelse, kan du læse mere her. Vil du have overblik over alle vores løsninger, fra fastrekruttering til specialistrekruttering, finder du dem under vores rekrutteringsløsninger.

Er du nysgerrig på, hvordan Temp-Team konkret håndterer rekrutteringsprocessen i de fem faser, kan du læse om det i vores artikel om hvordan man håndterer rekrutteringsprocessen.

Har du spørgsmål til din rekrutteringsproces? Kontakt os her, så tager en af vores konsulenter fat i dig hurtigst muligt.