Hvad styrer dine valg i rekrutteringsprocessen? Din mavefornemmelse eller en kravprofil? Uanset om du er erfaren eller rookie i rekruttering, så er kravprofilen – en job- og profilanalyse – et vigtigt værktøj til en effektiv og vellykket rekrutteringsproces. Her er vores bedste tips til, hvad kravprofilen indeholder, og hvordan den hjælper dig godt fra start til slut.

Hvad er jeres rekrutteringsudfordring? Står I over for at skulle rekruttere en ny medarbejder? Skal I erstatte en, der har sagt op? Håndtere flere ordrer? Eller mangler I en ny, vigtig kompetence? Inden I går i gang med at definere kravprofilen, er det vigtigt at lave en behovsanalyse for at kortlægge jeres faktiske rekrutteringsbehov:

• Hvordan ser kompetencebehovet ud i dag, om seks måneder og et par år?
• Skal en nuværende medarbejder overtage nogle opgaver og frigive andre?
• Er der mål for virksomheden, som kan opfyldes af en ny rolle?
• Er der noget i det nuværende job, som skal ændres eller ikke har fungeret?

Hvad er en kravprofil? Og hvorfor er den så vigtig?

En kravprofil – som sagt også kaldet en job- og profilanalyse – sætter strukturen og rammerne for din rekrutteringsproces. Med en veldefineret kravprofil får du klarlagt, hvilke kompetencer du søger. Uden en grundig job- og profilanalyse risikerer du at spilde værdifuld tid. Det kan f.eks. være ved at screene forkert, invitere for mange til samtale eller prioritere de forkerte kompetencer, hvilket kan resultere i, at du vælger den forkerte kandidat.

Et lille tip: Tid er penge, og det er fristende at kopiere en tidligere kravprofil. Hvis du har en i skuffen, så vær opmærksom på, at meget kan have ændret sig siden sidst. Med en opdateret kravprofil øger du jeres muligheder for at finde den rette kandidat.  

Kravprofilens vigtige byggesten

Kravprofilen er din støtte og reference gennem hele rekrutteringsprocessen. Den definerer, hvem I leder efter, hvem der skal deltage i rekrutteringsprocessen, og hvordan den skal være opbygget.

1. Hvem skal deltage i processen?
At involvere de rette personer i rekrutteringsprocessen fra start er vigtigt for at kunne finde den rette profil og for at købe tid i processen. Her er tre roller, som kan være fordelagtige at inddrage:

• Rekrutterende chef, som skal ansætte og have personaleansvar for medarbejderen
• Nøgleperson(er) med kendskab til arbejdsopgaver og forståelse for, hvad der kræves
• En HR-medarbejder med viden om relevante test og analyser i forbindelse med en rekruttering

Det er også her spørgsmålet om, hvorvidt processen skal håndteres internt, eller om I skal bruge ekstern assistance fra et rekrutteringsbureau, melder sig. Ved I allerede nu, at det er svært at finde de rette kandidater? Så overvej, om I skal have hjælp til search af et rekrutteringsbureau, der kan finde og kontakte relevante kandidater.

2. Hvad er formålet med og indholdet i jobbet?
En god forståelse for jobbet er en vigtig grundsten for en vellykket rekruttering – så afsæt tid til at klarlægge jobbets mål og indhold. Her kan I med fordel overveje at stille følgende spørgsmål:

• Hvad er formålet med jobbet? Og hvorfor er denne rolle vigtig for virksomheden?
  Eks.: En ny kundeservicemedarbejder, der skal svare på kundernes spørgsmål, så de får den bedste service, og vi løser deres problem.

• Hvilke arbejdsopgaver skal kandidaten løse?
  Definér de vigtigste arbejdsopgaver for at identificere, hvor jobbets fokus ligger.

• Hvilke mål og præstationskrav er der til kandidaten?
  Skal kundeservicemedarbejderen foretage x antal telefonsamtaler i timen og løse x antal problemer ved første kontakt?

• Hvilke ansvarsområder ligger der i rollen?
  Kravprofilen skal definere omfanget af ansvar, beføjelser og medansvar. 

3. Hvad er need- og nice-to-have kompetencer?
Vær realistisk, når I definerer kandidatens kvalifikationer og krav til kompetencer:

• Uddannelse: Er det afgørende, at man har en specifik uddannelse?
• Erfaring: Det er vigtigt, hvis man er alene i rollen og skal løse mange opgaver fra dag 1.
• Faglige kompetencer: Hvilke er afgørende for jobbet?
• Personlige kompetencer: Hjælper fx selvstændighed eller præcision til at lykkes i jobbet?
• Certifikater/kurser: Er B-kørekort, truckkørekort eller andet et must?
• Sprog: Hvilke sprogkundskaber er nødvendige?
• It: Skal kandidaten beherske et specifikt program eller system?

Hvor lang er din kravliste blevet? Findes ”denne kandidat” overhovedet? Hvis jeres kravliste er lang, vil vi gerne udfordre jer til at overveje ”learnability” – viljen og evnen til at lære noget nyt. På et marked, hvor drømmekandidater er en mangelvare, er learnability et vigtigt parameter at overveje: Hvad må kandidaten bringe med sig ind i jobbet? Hvad kan eller skal tillæres hen ad vejen? Og hvilke forudsætninger giver I, i virksomheden, for at kunne lære nyt?

Hvad skal drømmekandidaten have i løn? Stemmer jeres krav overens med den løn, I vil give? Husk, at der er mere at forhandle om end løn: pension, sygesikring, fleksible arbejdstider, ferie, bonus, firmabil, kurser, certificeringer etc.

Når I har lavet kravlisten, er det næste skridt at skrive jobannoncen og formulere interviewspørgsmål til kandidatfeltet.

4. Hvilken udvælgelsesmetode og evt. testmetoder er egnede?
Der findes mange udvælgelsesmetoder og rekrutteringsredskaber. Din konkrete kravprofil bestemmer, hvilke du bør anvende i processen. Her er et par eksempler på, hvad I kan benytte jer af:

• Interview: Hvor mange er nødvendige – et, to eller tre? Og skal de foregå digitalt eller fysisk?
• Personlighedstest: Få et indblik i kandidatens motivation og adfærd.
• Case: Belys kandidatens viden og kompetencer gennem en arbejdsrelateret opgave.
• Kompetencetest: Få et indblik kandidatens evne til at præstere i jobbet.

God rekruttering!