Beslutningen er taget – og forude venter en opsigelsessamtale med den opsagte medarbejder. Er du forberedt?

Det er nemlig lettere sagt end gjort for selv den mest erfarne arbejdsgiver. Medarbejderen vil komme i en sårbar situation, og det er vigtigt, at du får gennemført samtalen så klart og præcist som muligt. Men hvordan griber du det an?

1. Vær grundigt forberedt

At skulle opsige en medarbejder kan være en personlig udfordring – og risikoen for selv at blive berørt af situationen er til stede.

Det er derfor godt, hvis du er bekendt med de psykologiske mekanismer, der kan komme i spil hos den opsagte. På den måde er du nemlig bedre klædt på til at kunne rumme den krise, opsigelsen måtte være for medarbejderen, uden du selv bliver alt for påvirket af situationen.

For at få indsigt i opsigelsen fra medarbejderens perspektiv, kan du med fordel læse denne artikel.

2. Hav en klar dagsorden til samtalen

Forbered dig grundigt til samtalen og hav en klar dagsorden.

Til selve samtalen er det vigtigt, at du får overleveret opsigelsen i et klart og tydeligt sprog og med samme begrundelse som den, der fremgår af opsigelsesbrevet. Medarbejderen er i en sårbar situation, som du bedst imødekommer ved at være ligefrem med, hvad der skal ske nu, om lidt og fremover.

Til mødet kan du derfor med fordel:

• Forklare stille og roligt, hvordan medarbejderen kan få sagt farvel til kolleger, aflevere arbejdscomputer med mere, hvis der er tale om en fritstilling. Det er en fordel, hvis medarbejderen kan tage sig den tid, der er behov for.
• Tilbyde medarbejderen et valg i forhold til, om de vil tage hjem efter opsigelsessamtalen eller blive på arbejdet resten af dagen, hvis medarbejderen fortsat arbejder i opsigelsesperioden.
• Give medarbejderen et valg, om de selv vil informere kolleger om opsigelsen, eller om det er noget, der skal overlades til lederen.
• Spørge, om der venter nogen derhjemme efter samtalen – og eventuelt opfordre medarbejderen til at kontakte en ven eller et familiemedlem.
• Aftale en opfølgningssamtale.
• Lade medarbejderen vide, at det kun er helt naturligt at få en følelsesmæssig reaktion, hvad end den kommer nu, i morgen eller om nogle dage.

3. Hold et opfølgningsmøde

Da meddelelsen om en opsigelse potentielt kan efterlade medarbejderen i en form for choktilstand, er det en god idé at afholde en opfølgningssamtale et par dage efter, eventuelt med deltagelse af HR og tillidsrepræsentant. Det giver medarbejderen mulighed for at sunde sig og forberede de spørgsmål, vedkommende måtte være brændt inde med i kølvandet på opsigelsen.

I opsigelsessituationen – både til selve opsigelsessamtalen og det efterfølgende opfølgningsmøde – er det værd at være opmærksom på følgende:

✔ Udvis empati og respekt

Det er din fornemmeste opgave at agere empatisk og respektfuldt over for den opsagte, dog uden at falde i en ”medynksfælde”. Sæt dig derfor for at holde en saglig og fattet tone og undgå så vidt muligt at udvise dårlig samvittighed over at skulle foretage opsigelsen.

Det er således fint at udvise forståelse, men hold dig fra lange forklaringer, undskyldninger og forsvar. Husk på, at den opsagte har størst udbytte af, at du som leder er saglig og præcis i situationen.

✔ Undgå negligering

En opsigelse kan føles som en personlig afvisning, der i værste fald kan afføde en krise for den opsagte medarbejder. Og det bør tages alvorligt.

Forsøg derfor ikke at være humoristisk eller udglattende, da det kan virke respektløst. Undgå at sige ting som ”du skal nok klare dig” og ”måske får du et job et andet sted, der er meget bedre”. Det er formentligt velment, men virker desværre upassende og som om, man ikke tager den opsagtes situation seriøst.

4. Tilbyd et outboardingforløb

Da relationen imellem virksomheden og den opsagte er i opbrud, kan det være vanskeligt for dig som arbejdsgiver at være den, der hjælper den opsagte videre.

I stedet kan du præsentere den opsagte for et outboardingforløb – et fortroligt forløb mellem medarbejderen og en ekstern outboardingspecialist, der yder professionel støtte til, at medarbejderen kan komme videre i sit arbejdsliv.

Outboardingforløbet har to formål. For det første, at få sat en konstruktiv sløjfe på et endt ansættelsesforløb, der tager afsæt i at hjælpe den opsagte videre i arbejdslivet. For det andet, at de tilbageværende medarbejdere hurtigt kan falde til i den nye hverdag, fordi de ved, at der er taget godt hånd om deres opsagte kollega.

Lykkes du med det, vil det styrke dit employer brand, som er måden, hvorpå folk, herunder tidligere medarbejdere, opfatter og omtaler din virksomhed som arbejdsplads. Et ordentligt farvel spreder ringe i vandet i form af omtale, men det gør et dårligt farvel også. Prioritér derfor et veludført outboardingforløb

5. Lad os hjælpe

Temp-Team tilbyder ledelsessparring omkring opsigelsesprocessen og outboarding til den opsagte. Det gør vi blandt andet ved at:

• Rådgive dig i og hjælpe dig med at få lavet en fast agenda og holde dig til den.
• Foregribe, hvordan du som leder kan komme til at reagere og hjælpe dig til at kunne ”stå i situationen”, uden at egne følelser, forsvar m.m. kommer i spil.
• Klæde dig på i forhold til de psykologiske mekanismer, som kommer i spil hos medarbejderen ifm. en opsigelse.
• Hjælpe med planlægning, hvis der er flere medarbejdere i forskellige afdelinger, som skal opsiges samtidig.
• Tilbyde den opsagte medarbejder et outboardingforløb.
• Bidrage med støtte til de tilbageværende medarbejdere, som skal hjælpes tilbage til tryghed efter at have mistet en kollega. De kan også være følelsesmæssigt påvirkede.

Få mere info om vores outboardingforløb her eller ring og få en uforpligtende samtale med vores HR Business Partner inden for outboarding, Marlene Nordenlund Larsen, på 63 12 53 44.